Les fondamentaux d'un tableau de bord

Les fondamentaux d'un tableau de bord

Définition

Un tableau de bord est la modélisation d’indicateurs permettant aux acteurs de l’entreprise de suivre la performance de tout ou partie de l’entreprise qui leur ai rattachée.

Caractéristiques d’un bon tableau de bord

Pour qu’un tableau de bord soit un réel outil de pilotage, il doit avoir les caractéristiques suivantes :

·         Fiabilité des données :

On l’oublie souvent, ça paraitrait évident....mais les données doivent être exactes ; avant de mettre en place un indicateur, de l’intégrer au tableau de bord et d’arroser la planète avec des chiffres… faux, vérifier et faire vérifier la vraisemblance des données (croisement avec d’autres sources, discussion avec des personnes qui ont assez de recul et de connaissance pour se prononcer sur la cohérence des chiffres…).

 

·         Eléments de comparaison : année précédente + budget :

Les années précédentes ont l’avantage d’être basé sur des chiffres réalisés, donc tangibles, contrairement à un budget qui peut-être plus ou moins politique ;

La prise en compte du budget est un référent néanmoins important car il engage l’entreprise et sa direction. Par ailleurs, les données s’y afférant sont un point de comparaison plus actualisé que l’historique.

 

·         Permanence des méthodes ;

En changeant la méthodologie, l’analyse des écarts sera évidemment biaisée pour des questions de forme et non de fonds

 

·         Données suffisamment précises pour que le destinataire puisse en déduire les leviers :

L’indicateur doit être parlant et représentatif d’évènements survenus ou d’actions à envisager pour corriger la dérive, pour le lecteur.

 

·         Données suffisamment générales pour traduire la ligne directrice de l’entreprise :

Que serait un tableau de bord s’il n’aboutissait pas aux « kpi » maîtres de l’entreprise, dont évidemment, le résultat (plus connu sous le terme anglosaxon d’EBIT ou d’EBITDA )

 

·         Rythme de mises à jour des données régulières

Pour qu’il soit suivi, le tableau de bord doit être mis à jour constamment, sous peine de voir son intérêt réduit à néant. Si des données demandent beaucoup de temps et d’énergie à modéliser, il faudra prévoir une fréquence plus étalée dans le temps.

 

·         Fréquence des mises à jour : jour, mois, trimestre, année

A l’heure de l’immédiateté des informations, les dirigeants ne se contenteront plus d’un indicateur mensuel. Des indicateurs hebdomadaires voire journaliers seront demandés. Une des valeurs ajoutées du contrôleur de gestion est de créer des outils et d’étudier voir de modifier le système d’informations pour passer le moins de temps possible à leur mise à jour.

 

·         Délais entre mise à jour et période de l’indicateur le plus court possible

Si l’indicateur est mensuel, le communiquer au début du mois suivant, s’il est journalier, le lendemain avant 10h00.

 

·         Utilisation des ratios chaque fois que possible (éviter les montant en euros, purs)

Que signifie un coût de personnel si on ne le calcul pas à l’heure, à la personne, au nombre de pièces vendues, etc….

 

·         « Marketer » son tableau de bord

La forme du tableau de bord est très importante :

ü  Il doit contenir chiffres et graphiques (pour alerter ou détailler)

ü  Il doit y avoir des couleurs (exemple :  rouge pour dérive, vert pour amélioration)

ü  Ne pas oublier d’indiquer clairement les unités

ü  Mettre des titres explicites (intitulé / période)

 

·         Commentaire à adosser aux indicateurs

Un bon indicateur se comprend de lui-même, mais le commentaire a tout de même une valeur ajoutée lorsqu’il illustre la cause de l’écart par exemple. Il évite le doute sur la pertinence des données. Le doute est l’ennemi public numéro un du financier…Donc, à combattre en priorité.

 

    Les catégories de tableau de bord :

Voici quelques exemples d’indicateurs, par catégorie, qui peuvent être intégrés dans un tableau de bord, selon les détails que l’on veut apporter et les départements auxquels on s’adresse.

A noter que ces indicateurs, pour reprendre les caractéristiques d’un tableau de bord, devront évidemment, avoir une base de comparaison telle que l’année précédente, le budget…

·         Commerce

Données d’entrées:

Entrées de commandes, carnet de commandes, chiffres d’affaires (expéditions), en volume et en euros

Ratios:

Données par client, commercial, secteur, pays

 

·         Production

Données d’entrées :

Production, heures de présence, heures machines, heures de panne, déchets,

Ratios:

TRS (taux de rendement synthétique : heures à faire des pièces bonnes / heures d’ouverture machine), taux de déchets (pièces mauvaises / pièces fabriquées), écart temps gammes // temps réels machine et hommes

 

·         Ressources humaines

Données d’entrée :

Masse salariale, effectif, heures paye, heures de présence, Equivalent temps plein, heures de formations
 

Ratios :

Coût horaire, coûts par personne, absentéisme (% et coûts)

 

·         Logistique

Données d’entrée :

Stock matières premières (volume et €) par type de matière, stock de produits finis (volume et €), coûts de transports, coût de stockage (distinguer les coûts variables, type prestation de stockage sous-traitée), écart d’inventaire 

Ratios :

Jours de stock de matière première (valeur stock / consommation annuelle x 360), jours de stock de produits finis (valeur stock / production vendue annuelle x 360), coût de transport / pièces expédiées,

 

·         Chef de service :

Données d’entrée :

Effectif, coût analytique du service (contrôle budgétaire)

 

·         Finance

Données d’entrée :

Comptabilité générale, comptabilité analytique, ERP (flux de tous les services annexes), données de paye

Ratios :

ü  Soldes intérmédiaires de gesion « amélioré » déclinés par produit vendus et fabriqués, par services…et en % du chiffre d’affaires

ü  Besoin en fonds de roulement Exploitation («Trading Working Capital» ), en % du CA annuel, en nombre de jours, illustré par les jours de créances, stock et dettes fournisseurs

ü  Rentabilité par commande, client…(via l’ERP)

ü  Coûts réels de production // coûts standards 

Critiques de tableaux de bord :

Voici quelques exemples de tableaux de bord. Nous en évoquerons les points forts et les possibilités d'amélioration, principalement au niveau de la forme.

1. Le reporting

 

Points forts :

·         Combinaison chiffres et graphs

·         Les chiffres clés (totaux) ressortent

·         Le pareto (20/80) est une bonne idée

·         Libellés explicites

 

Points faibles ou opportunité d’amélioration

·         Aucune référence de comparaison  (N-1, budget ?)

·         Intérêt du top 10 fournisseur ?

 2. Plateforme web

Points forts :

·         Les KPI sont explicits

·         Combinaison d’indicateurs globaux (au dessus) et détaillés

·         Tableaux de bord 100% automatiques (en ligne)

Points faibles ou opportunité d’amélioration

·         Peu de graphiques

 3. Tableau de bord littéral

 

Points forts :

·         Descriptions des indicateurs

·         Indication par indicateur, du contenu et des actions correctives

·         Clarté des objectifs

·         Style agréable

·         Affichage du nom des responsables

Points faibles ou opportunités d’amélioration

·         Absence de chiffres réalisés (uniquement des flèches)

·         Nécessité d’ajouter des chiffres plus ciblés

 

 4. Indicateurs commerciaux

 

 

  Points forts :

·         L’indicateur principal (CA) ressort parfaitement

·         Exhaustivité des données

·         Détail du contenu des chiffres (périodes, clients, représentants, régions….)

·         Lecture très aisée

Points faibles ou opportunité d’amélioration

·         Tableau de bord parfait s‘il contenait les retards de règlements et la rentabilité par client

 Conclusion

Un tableau de bord, pour être pertinent, devra avoir une présentation soignée et claire pour le lecteur, certes, mais il ne faut jamais oublier la justesse des chiffres. L'émetteur d'indicateurs devra effectivement challenger la source de données. Et le temps consacré au contrôle des données ne doit pas être sacrifié. Pensez-bien qu'une magnifique présentation pleine d'erreurs, et encore plus si celles-ci n'ont pas été décelées (et donc conduiront à une prise de décision inappropriée), au lieu d'informer (valeur ajoutée) porteront un discrédit sur le "fournisseur de données" (destruction de valeur). Rappelons ici, encore et encore, la principale mission du contrôleur de gestion : vérifier les données.  

 

 

 

 

Merci Trump...

 

 

 

06/03/2019 Merci Trump !

« Tout ça pour ça », ainsi pourrait-on résumer, à l’instar de l’article des échos «Trump : retour sur un an de tensions commerciales en 10 questions clés » du 04 mars 2019, les effets de la guerre commerciale, fer de lance, sans mauvais jeu de mots, de la campagne électorale de Donald Trump.

En synthèse…

Quels sont les gagnants de la guerre commerciale ? Aucun, car la stratégie économique, sur laquelle tous les dirigeants qui ont voulu s’y appuyer, consistant à mettre en place des barrières douanières pour favoriser l’économie domestique, ne tient pas, selon les principes basiques et économiques suivants :

1. L’économie est globalisée donc, à toute sanction est opposée de manière automatique une contrepartie du marché attaqué ;

2. Baisse de la demande (du fait des hausses de taxes) = baisse des prix, c’est-à-dire que les taxes douanières augmentent tandis que les prix à l’import baisse en affectant les marges des sociétés exportatrices, ce qui est donc sans effet sur le consommateur qui importe ;

3.Le prix est un critère majeur dans la décision d’achats. A part les exceptions que représentent Allemagne et Japon dont le principal booster du PIB est le « haut de gamme » ou des produits de niche, tel que le luxe pour la France, le prix va être décisif sur le niveau de consommation des ménages. En l’occurrence, les américains n’accepteront pas de payer un smartphone ou des habits made in USA, fois 2, 3, 4, par rapport à celui qu’ils payent (ou payaient) jusque-là, à renfort de milliers de conteneurs qui font 12000 km : pleins à l’aller et vides au retour.  

Quels sont les perdants ? Tout le monde. Les acteurs économiques détestent, par-dessus tous, l’INCERTITUDE. Trump s’y emploi merveilleusement bien, tout comme, et là c’est le peuple qu’il faut féliciter ou les populistes qui les ont conduits à la décision, les militants du Brexit. En attendant, la croissance diminuerait de plus de 0,1 point par an entre 2017 et 2020 (soit une baisse du % de PIB de plus de  3% par an), alors qu'elle a cru chaque année depuis 2010.

La bonne santé économique des Etats Unis n’est-elle pas à mettre à l’actif de la politique de Trump ? Aucunement, certes le chômage est très bas, sous les 4%, et la croissance, elle, a dépassé les 4%, mais :

-        -  La hausse du PIB est dû quasi exclusivement au secteurs des services ;

-        -  Le déficit commercial, dont l’illustration du succès de la politique de Trump, devrait se matérialiser dans sa réduction, a atteint son niveau record en 2018.  

Après avoir été déclencheur, ne l’oublions pas, du doublement du prix du pétrôle entre 2016, date de l’élection de Trump, et 2018, en imposant un embargo à l’Iran, et en exigeant la même attitude à ses partenaires commerciaux, Trump bloque, depuis un an, la croissance mondiale par sa politique hyper protectionniste.

Donc, oui Merci Trump ! Ne soyons pas ironiques. Merci Ronald Trump, lapsus révélateur, d’être le témoin planétaire du fait que le repli sur soi, dont nombreux politiques voudraient se targuer, en ces eaux et périodes troubles, mène à un échec cuisant. A méditer particulièrement avant de mettre le bulletin dans l’urne, dans quelques semaines...   

La sous-traitance, définition et enjeux

Moyen utilisé par toutes les entreprises industrielles, la sous-traitance, est vitale pour absorber les variations des demandes ou ses réductions de capacités imprévues, telles que l’absentéisme ou les pannes machine. Nous abordons ce concept car son utilisation a un effet important sur le contrôle de gestion, plus particulièrement, sur le compte de résultat à la baisse ou à la baisse, selon que l’on y a plus ou moins recours.

En aparté, les derniers textes de loi sur la responsabilité du donneur d'ordre vis à vis du sous-traitant: => la note de l'expert-comptable

Définition de la sous-traitance

La sous-traitance désigne le fait pour une entreprise (donneur d’ordre) de demander à une autre entreprise (sous-traitant) de faire une partie ou la totalité d'un travail qu'elle s'était engagée à fournir auprès d'un client. Le sous-traitant accomplit alors le travail demandé pour le compte du donneur d’ordre, mais ne sera jamais redevable de sa prestation auprès du client final (le client du donneur d’ordre).

Il s’existe deux types de sous-traitance : la sous-traitance de formalité et de capacité

La sous-traitance de formalité :

Il s’agit d’une activité dont l’entreprise donneur d’ordre n’a ni les moyens ni le savoir-faire ni l’organisation adéquate pour faire elle-même la prestation. C’est un mode opératoire qui s’inscrit dans la durée. Par exemple, une entreprise (donneur d’ordre) qui fournit des moteurs à un fabricant de motos sous-traitera la fabrication de turbines

La sous-traitance de capacité :

Dans ce cas, l’entreprise donneur d’ordre, ne fera appel au sous-traitant que ponctuellement, pour des raisons de sous-capacité. C’est cet aspect de la sous-traitance que le contrôleur de gestion devra particulièrement analyser.

Avantages et inconvénient du recours à la sous-traitance (de capacité) :

Avantages de la sous-traitance

·         1. Contraintes contractuelles d’un salarié vis-à-vis d’un fournisseur, favorables ;

·         2. Livraison ou prestations correspondant à des coûts variables ;

·         3. Services complémentaires ;

·         4. Possibilité de négociations  des prix et des conditions;

·         5. Organisation (ressources et coûts) du donneur d’ordre allégée

Inconvénients de la sous-traitance

·         1. Contrôle de la qualité des produits sous-traités plus succincte qu’en interne ;

·         2. Réactivité en cas de besoin d’évolution 

·         3. Norme de qualité imposée par le client pouvant être inadaptée pour le sous-traitant

·         4. Coût de revient du sous-traitant souvent supérieur à un coût interne car intègre frais fixes et marge du sous-traitant

Rapport  entre sous-traitance et contrôle de gestion

La sous-traitance a un poids important sur la rentabilité de l’entreprise et c’est ce que nous allons mesurer.

La sous-traitance (de capacité) a un impact défavorable sur la marge (unitaire), en tous cas à court terme sur des volumes ponctuels, du fait de l’écart entre le coût marginal et le coût d’achats auprès de la société de sous-traitance.

Rappelons que le coûts marginal est la quantité à partir de laquelle l’entreprise n’a que les coûts variables à assumer (de production et/ou de commercialisation), ce qui constitue son principal levier pour augmenter son profit, le fameux effet volume.

Exemple :

L’entreprise a une capacité de fabriquer 100 moteurs par mois à un constructeur automobile.

Le prix de vente et coût unitaire s'établit comme suit:

Prix de vente : 1000€

Prix matière : 500€

Coûts main d’oeuvre : 200€

Marge sur coûts directs : 300€

Coûts fixes mensuels  estimés : 10k€

Coûts de sous-traitance:  900€

Volume Janvier :  90

Volume Février : 100

Volume Mars : 110

	Janvier		Février		Mars
Quantité vente	90		100		110
	€	/ product	€	/ product	€	/ product
Chiffre d’affaires	90000	1000	100000	1000	110000	1000
Matière	45000	500	50000	500	59000	536
MOD	18000	200	20000	200	20000	182
Marge sur coûts directs	27000	300	30000	300	31000	282
Coûts indirects	10000	111	11000	110	10000	91
Résultat	17000	189	20000	190	21000	191

Interprétons ces résultats et voyons les effets, dont la sous-traitance, qui l’influencent. Nous allons ici commenter les performances. Ce travail est la mission la plus importante du contrôleur de gestion, après la maîtrise du système d’information.

On peut lire ou entendre communément que des chiffres mal interprétés peuvent faire prendre de mauvaises décisions. Je n’en suis pas tout à fait convaincu, ou il faut en tous cas relativiser. Lorsque des décideurs revoient leur stratégie, ils vont d’appuyer sur une analyse approfondie, recueillir des informations de plusieurs départements, faire des réunions de suivi de projets…Par contre, ce qui est sûr et que l’on peut voir au quotidien, c’est que des chiffres mal compris démotivent les personnes, par le jeu en particulier des primes sur les performances, ne mets pas le doigt sur les véritables responsables, et développent une multitude d’apprentis financiers dans l’entreprise qui, via un tableau et quelques données glanées à droite et à gauche, sortent leurs propres indicateurs (cf. Chapitre 2 / IV Le syndrome de l'indicateur à soi).

Ci-dessous quelques commentaires erronés :

                           Le fait  : Coûts indirects par produit passent de 111€ à 110 € entre Janvier et Février

A  COMMENTAIRE POSSIBLE : « au mois de février, nos coûts indirects ont diminué »

A1  FAUX ! Les coûts indirects ont augmenté de 1000€, le coût indirect par produit diminue grâce au volume

A1a Origine de la baisse du coût de revient unitaire : service commercial ;

A1b Origine de la hausse des coûts : responsables des départements concernés

Le fait  :La marge sur coûts directs unitaire s’est dégradé de 18 € entre février et mars

B  COMMENTAIRE 1 POSSIBLE : « La rentabilité d’est dégradée »

B1  CERTES, d’un point de vue comptable, mais pas au niveau du coût de production

B1a Origine de la baisse de marge : planning et/ou responsables des investissements qui doivent étudier le retour sur investissement capacitaire par rapport au recours à la sous-traitances

C  COMMENTAIRE 2 POSSIBLE : « La productivité s’est dégradée »

C1  FAUX ! Au contraire, le coût de production par produit a diminué

C1a Origine de la hausse de marge : responsable du département de production

Conclusion :

Le recours à la sous-traitance impacte de manière significative le résultat de l'entreprise. Ne pas l’identifier ne permet pas d’analyser correctement les écarts et surtout empêche au contrôleur de gestion de mettre en avant les sources de pertes. Le seul moyen de pouvoir prendre en compte la sous-traitance est de définir, au niveau budget et réalisé, un compte de résultat production/sous-traitance, en sus de la présentation classique par produit ou type de produit.