Les fondamentaux d'un tableau de bord

Les fondamentaux d'un tableau de bord

Définition

Un tableau de bord est la modélisation d’indicateurs permettant aux acteurs de l’entreprise de suivre la performance de tout ou partie de l’entreprise qui leur ai rattachée.

Caractéristiques d’un bon tableau de bord

Pour qu’un tableau de bord soit un réel outil de pilotage, il doit avoir les caractéristiques suivantes :

·         Fiabilité des données :

On l’oublie souvent, ça paraitrait évident....mais les données doivent être exactes ; avant de mettre en place un indicateur, de l’intégrer au tableau de bord et d’arroser la planète avec des chiffres… faux, vérifier et faire vérifier la vraisemblance des données (croisement avec d’autres sources, discussion avec des personnes qui ont assez de recul et de connaissance pour se prononcer sur la cohérence des chiffres…).

 

·         Eléments de comparaison : année précédente + budget :

Les années précédentes ont l’avantage d’être basé sur des chiffres réalisés, donc tangibles, contrairement à un budget qui peut-être plus ou moins politique ;

La prise en compte du budget est un référent néanmoins important car il engage l’entreprise et sa direction. Par ailleurs, les données s’y afférant sont un point de comparaison plus actualisé que l’historique.

 

·         Permanence des méthodes ;

En changeant la méthodologie, l’analyse des écarts sera évidemment biaisée pour des questions de forme et non de fonds

 

·         Données suffisamment précises pour que le destinataire puisse en déduire les leviers :

L’indicateur doit être parlant et représentatif d’évènements survenus ou d’actions à envisager pour corriger la dérive, pour le lecteur.

 

·         Données suffisamment générales pour traduire la ligne directrice de l’entreprise :

Que serait un tableau de bord s’il n’aboutissait pas aux « kpi » maîtres de l’entreprise, dont évidemment, le résultat (plus connu sous le terme anglosaxon d’EBIT ou d’EBITDA )

 

·         Rythme de mises à jour des données régulières

Pour qu’il soit suivi, le tableau de bord doit être mis à jour constamment, sous peine de voir son intérêt réduit à néant. Si des données demandent beaucoup de temps et d’énergie à modéliser, il faudra prévoir une fréquence plus étalée dans le temps.

 

·         Fréquence des mises à jour : jour, mois, trimestre, année

A l’heure de l’immédiateté des informations, les dirigeants ne se contenteront plus d’un indicateur mensuel. Des indicateurs hebdomadaires voire journaliers seront demandés. Une des valeurs ajoutées du contrôleur de gestion est de créer des outils et d’étudier voir de modifier le système d’informations pour passer le moins de temps possible à leur mise à jour.

 

·         Délais entre mise à jour et période de l’indicateur le plus court possible

Si l’indicateur est mensuel, le communiquer au début du mois suivant, s’il est journalier, le lendemain avant 10h00.

 

·         Utilisation des ratios chaque fois que possible (éviter les montant en euros, purs)

Que signifie un coût de personnel si on ne le calcul pas à l’heure, à la personne, au nombre de pièces vendues, etc….

 

·         « Marketer » son tableau de bord

La forme du tableau de bord est très importante :

ü  Il doit contenir chiffres et graphiques (pour alerter ou détailler)

ü  Il doit y avoir des couleurs (exemple :  rouge pour dérive, vert pour amélioration)

ü  Ne pas oublier d’indiquer clairement les unités

ü  Mettre des titres explicites (intitulé / période)

 

·         Commentaire à adosser aux indicateurs

Un bon indicateur se comprend de lui-même, mais le commentaire a tout de même une valeur ajoutée lorsqu’il illustre la cause de l’écart par exemple. Il évite le doute sur la pertinence des données. Le doute est l’ennemi public numéro un du financier…Donc, à combattre en priorité.

 

    Les catégories de tableau de bord :

Voici quelques exemples d’indicateurs, par catégorie, qui peuvent être intégrés dans un tableau de bord, selon les détails que l’on veut apporter et les départements auxquels on s’adresse.

A noter que ces indicateurs, pour reprendre les caractéristiques d’un tableau de bord, devront évidemment, avoir une base de comparaison telle que l’année précédente, le budget…

·         Commerce

Données d’entrées:

Entrées de commandes, carnet de commandes, chiffres d’affaires (expéditions), en volume et en euros

Ratios:

Données par client, commercial, secteur, pays

 

·         Production

Données d’entrées :

Production, heures de présence, heures machines, heures de panne, déchets,

Ratios:

TRS (taux de rendement synthétique : heures à faire des pièces bonnes / heures d’ouverture machine), taux de déchets (pièces mauvaises / pièces fabriquées), écart temps gammes // temps réels machine et hommes

 

·         Ressources humaines

Données d’entrée :

Masse salariale, effectif, heures paye, heures de présence, Equivalent temps plein, heures de formations
 

Ratios :

Coût horaire, coûts par personne, absentéisme (% et coûts)

 

·         Logistique

Données d’entrée :

Stock matières premières (volume et €) par type de matière, stock de produits finis (volume et €), coûts de transports, coût de stockage (distinguer les coûts variables, type prestation de stockage sous-traitée), écart d’inventaire 

Ratios :

Jours de stock de matière première (valeur stock / consommation annuelle x 360), jours de stock de produits finis (valeur stock / production vendue annuelle x 360), coût de transport / pièces expédiées,

 

·         Chef de service :

Données d’entrée :

Effectif, coût analytique du service (contrôle budgétaire)

 

·         Finance

Données d’entrée :

Comptabilité générale, comptabilité analytique, ERP (flux de tous les services annexes), données de paye

Ratios :

ü  Soldes intérmédiaires de gesion « amélioré » déclinés par produit vendus et fabriqués, par services…et en % du chiffre d’affaires

ü  Besoin en fonds de roulement Exploitation («Trading Working Capital» ), en % du CA annuel, en nombre de jours, illustré par les jours de créances, stock et dettes fournisseurs

ü  Rentabilité par commande, client…(via l’ERP)

ü  Coûts réels de production // coûts standards 

Critiques de tableaux de bord :

Voici quelques exemples de tableaux de bord. Nous en évoquerons les points forts et les possibilités d'amélioration, principalement au niveau de la forme.

1. Le reporting

 

Points forts :

·         Combinaison chiffres et graphs

·         Les chiffres clés (totaux) ressortent

·         Le pareto (20/80) est une bonne idée

·         Libellés explicites

 

Points faibles ou opportunité d’amélioration

·         Aucune référence de comparaison  (N-1, budget ?)

·         Intérêt du top 10 fournisseur ?

 2. Plateforme web

Points forts :

·         Les KPI sont explicits

·         Combinaison d’indicateurs globaux (au dessus) et détaillés

·         Tableaux de bord 100% automatiques (en ligne)

Points faibles ou opportunité d’amélioration

·         Peu de graphiques

 3. Tableau de bord littéral

 

Points forts :

·         Descriptions des indicateurs

·         Indication par indicateur, du contenu et des actions correctives

·         Clarté des objectifs

·         Style agréable

·         Affichage du nom des responsables

Points faibles ou opportunités d’amélioration

·         Absence de chiffres réalisés (uniquement des flèches)

·         Nécessité d’ajouter des chiffres plus ciblés

 

 4. Indicateurs commerciaux

 

 

  Points forts :

·         L’indicateur principal (CA) ressort parfaitement

·         Exhaustivité des données

·         Détail du contenu des chiffres (périodes, clients, représentants, régions….)

·         Lecture très aisée

Points faibles ou opportunité d’amélioration

·         Tableau de bord parfait s‘il contenait les retards de règlements et la rentabilité par client

 Conclusion

Un tableau de bord, pour être pertinent, devra avoir une présentation soignée et claire pour le lecteur, certes, mais il ne faut jamais oublier la justesse des chiffres. L'émetteur d'indicateurs devra effectivement challenger la source de données. Et le temps consacré au contrôle des données ne doit pas être sacrifié. Pensez-bien qu'une magnifique présentation pleine d'erreurs, et encore plus si celles-ci n'ont pas été décelées (et donc conduiront à une prise de décision inappropriée), au lieu d'informer (valeur ajoutée) porteront un discrédit sur le "fournisseur de données" (destruction de valeur). Rappelons ici, encore et encore, la principale mission du contrôleur de gestion : vérifier les données.